Betriebsvereinbarung Ideenmanagement 2025: Was sich seit unseren Fachartikeln von 2017 verändert hat

2017 habe ich gemeinsam mit dem Rechtsanwalt Matthias Sziedat zwei Fachartikel zum Thema Betriebsvereinbarung im Ideenmanagement veröffentlicht. Wir durften zwei ausführliche Artikel zu den Print-Ausgaben von „Computer und Arbeit” (CuA) und „Arbeitsrecht im Betrieb” (AiB) des BUND-Verlags beisteuern. Damals ging es um die Digitalisierung des betrieblichen Vorschlagswesens und die Rolle des Betriebsrats. Heute, acht Jahre später, hat sich die Welt fundamental verändert: Künstliche Intelligenz bewertet Ideen, der Gesetzgeber hat reagiert, und viele Betriebsvereinbarungen sind hoffnungslos veraltet. Daher dachten wir: Zeit für ein Update.

Rückblick: Was wir 2017 empfohlen haben

In unseren Fachartikeln von 2017 haben wir die rechtlichen Grundlagen des modernen Ideenmanagements beschrieben. Die Kernbotschaften waren klar: Das Ideenmanagement ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 12 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden. Und die Betriebsvereinbarung muss klare Spielregeln für Einreichung, Bewertung, Prämierung und Datenschutz definieren.

Diese Grundprinzipien gelten noch heute. Was sich jedoch dramatisch verändert hat, ist die technologische Realität: Damals sprachen wir von „Crowd-Bewertung” durch Mitarbeiter. Heute übernimmt in vielen Unternehmen eine KI die Erstbewertung von Ideen. Teils automatisch, oft in wenigen Minuten, auf Basis von Algorithmen. Und genau hier entstehen neue rechtliche Herausforderungen, die 2017 noch niemand auf dem Schirm hatte. 

Was sich rechtlich geändert hat: Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz 2021

Der Gesetzgeber hat auf die zunehmende Digitalisierung reagiert. Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz vom 18. Juni 2021 wurde der Begriff „Künstliche Intelligenz” erstmals explizit ins Betriebsverfassungsgesetz aufgenommen. Für das Ideenmanagement sind drei Änderungen besonders relevant:

1. Unterrichtungspflicht bei KI-Einsatz (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG)

Neu ist, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Planung des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen unterrichten muss. Das gilt auch für KI-gestützte Bewertungsmodule im Ideenmanagement. Wer also ein KI-Gutachten-Feature einführen möchte, muss den Betriebsrat vorab informieren – nicht erst nach dem Go-Live.

2. Sachverständige bei KI (§ 80 Abs. 3 BetrVG)

Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Das bedeutet: Der Betriebsrat kann externe Expertise einfordern, ohne die Erforderlichkeit nachweisen zu müssen. In der Praxis führt das oft zu Verzögerungen – aber auch zu fundierteren Entscheidungen.

3. Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)

Hier wird es für das Ideenmanagement brisant: Wenn ein KI-System objektiv dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen, greift das Mitbestimmungsrecht. Die zu klärende Frage ist: Kann ein KI-Gutachten, das die Qualität von Ideen bewertet, auch Rückschlüsse auf die Leistung des Einreichers zulassen? In vielen Fällen lautet die Antwort: Ja. Daraus folgt die grundlegende Einbindung des Betriebsrates.

Die drei kritischen KI-Aspekte für Ihre Betriebsvereinbarung

Basierend auf unserer Erfahrung aus über 15 Jahren Ideenmanagement-Projekten und den neuen rechtlichen Rahmenbedingungen sehe ich drei zentrale Punkte, die jede moderne Betriebsvereinbarung adressieren muss:

Aspekt 1: KI-Gutachten und die Frage der Leistungsüberwachung

Viele moderne Ideenmanagement-Plattformen bieten heute KI-gestützte Erstbewertungen an. Bei Innofy nennen wir das „KI-Gutachten” – ein Feature, das Ideen automatisch nach Kriterien wie Innovationspotenzial, Umsetzbarkeit und strategischer Relevanz einschätzt. Das spart Zeit und schafft Objektivität.

Aber: Wenn die KI systematisch die Qualität eingereichter Ideen bewertet und diese Bewertungen personenbezogen gespeichert werden, entsteht ein Überwachungspotenzial. Wer hat die besten Ideen? Wer reicht nur Durchschnitt ein? Hier ist eine klare Regelung in der Betriebsvereinbarung erforderlich – etwa ein Verbot der personalisierten Auswertung oder eine Anonymisierung der KI-Bewertungsdaten.

Aspekt 2: Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO

Bei vielen KI-Anwendungen im HR-Bereich ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Das gilt auch für KI im Ideenmanagement, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden – und das ist bei Ideen mit Klarnamen des Einreichers regelmäßig der Fall. Die DSFA sollte vor der Einführung durchgeführt und in der Betriebsvereinbarung referenziert werden.

Aspekt 3: Transparenzpflicht – Wie funktioniert der Algorithmus?

Sowohl die DSGVO als auch die neue KI-Verordnung (AI Act) fordern Transparenz bei automatisierten Entscheidungen. Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, nach welchen Kriterien ihre Ideen bewertet werden. In der Betriebsvereinbarung sollte daher festgehalten werden, dass die Bewertungskriterien der KI offengelegt werden und dass keine vollautomatisierten Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung getroffen werden.

Praxisempfehlung: Mit Anlagen arbeiten

Eine Erkenntnis aus unserer Beratungspraxis: Betriebsvereinbarungen zum Ideenmanagement sollten schlank gehalten werden. Die Grundsätze – Geltungsbereich, Mitbestimmungsrechte, Prämierungsgrundsätze – gehören in die BV selbst. Aber alles, was sich schnell ändern kann, sollte in Anlagen ausgelagert werden:

• Anlage 1: Beschreibung der eingesetzten Software und ihrer Funktionen
• Anlage 2: Datenschutzkonzept und Verfahrensverzeichnis
• Anlage 3: KI-Modul – Funktionsweise, Bewertungskriterien, Einschränkungen
• Anlage 4: Prämientabellen und Berechnungsgrundlagen

Der Vorteil: Wenn sich die KI-Funktionalität weiterentwickelt oder neue Datenschutzanforderungen entstehen, müssen nur die Anlagen angepasst werden – nicht die gesamte Betriebsvereinbarung. Das spart Zeit, Nerven und Verhandlungsrunden.

Aktuelle Rechtsprechung: Das ArbG Hamburg zu ChatGPT (2024)

Ein aktuelles Urteil des Arbeitsgerichts Hamburg vom Januar 2024 (Az.: 24 BVGa 1/24) gibt wichtige Hinweise für die Praxis. Das Gericht entschied, dass die freiwillige Nutzung von KI-Tools wie ChatGPT über private Accounts kein Mitbestimmungsrecht auslöst – weil der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die verarbeiteten Daten hat.

Für das Ideenmanagement bedeutet das: Wenn die KI-Bewertung in einer unternehmenseigenen Plattform stattfindet und der Arbeitgeber Zugriff auf die Daten hat, ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats in der Regel gegeben. Eine Betriebsvereinbarung sollte diesen Fall explizit regeln.

Fazit: Die Grundprinzipien gelten – aber die Details haben sich verändert

Vieles von dem, was wir 2017 geschrieben haben, ist heute noch relevant: Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, die klare Definition von Spielregeln, die transparente Kommunikation. Aber die technologische Entwicklung – insbesondere der Einsatz von KI – hat neue Anforderungen geschaffen, die in jeder modernen Betriebsvereinbarung adressiert werden müssen.

Wenn Sie Ihre bestehende Betriebsvereinbarung aktualisieren oder eine neue aufsetzen möchten, empfehle ich drei Schritte: Erstens, prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Plattform KI-Funktionen nutzt oder plant. Zweitens, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob eine DSFA erforderlich ist. Drittens, sprechen Sie frühzeitig mit dem Betriebsrat – nicht erst, wenn die Technik schon läuft.

Eine ausführliche Muster-Vorlage für eine Betriebsvereinbarung Ideenmanagement stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Alle Details finden Sie auf unserer Themenseite Betriebsvereinbarung Ideenmanagement.

Über die Autoren

David P. Heberling ist Gründer und Geschäftsführer der Table of Visions GmbH (Produktlinie: Innofy) und berät seit über 15 Jahren Unternehmen bei der Einführung von Ideen- und Innovationsmanagement-Systemen. 2017 veröffentlichte er gemeinsam mit dem Rechtsanwalt Matthias Sziedat, Partner der Kanzlei DSK Dramburg PartG mbB, Fachartikel zum Thema Betriebsvereinbarung im Ideenmanagement in den Fachzeitschriften „Computer und Arbeit” (CuA) und „Arbeitsrecht im Betrieb” (AiB) des BUND-Verlags. Rechtsanwalt Dramburg ist in vielen Unternehmen als Datenschutzbeauftragter verantwortlich.

Kontakt: kontakt@tableofvisions.com | www.tableofvisions.com